Protocoles d’organisation

Procédure de soumission d’un dossier de manifestation scientifique

Afin de réussir l’organisation d’une manifestation scientifique, tout dossier la concernant doit obligatoirement respecter une procédure enveloppant un certain nombre de règles et de conditions.  Autrement dit, le dossier concernant une manifestation scientifique (colloque, séminaire ou journée d’études) et préparé par la faculté ou l’enseignant organisateur de l’activité est composé des pièces suivantes :

• Un formulaire à remplir détaillé et précis a été conçu par nos soins dans le but de mieux gérer les activités,

• La problématique de l’activité scientifique,

• L’appel à communication,

•  La liste des membres du comité scientifique du séminaire, colloque ou journée d’études,

•  La liste des membres du comité d’organisation du séminaire, colloque ou journée d’études,

•  Le programme de l’activité (séminaire, colloque ou journée d’études) détaillant les noms des, intervenants, dates et heures des communications,
•  Fiche technique comportant les précisions budgétaire (plan de financement) du colloque, séminaire ou journées d’études (ou séminaire) et qui sont les suivants :

1. 1. 1. Répartition des journées,
      2. Hébergement et restauration,
      3. Transport,
      4. Pause café,
      5. Proceeding (tirage et impression),
      6. Papeterie et bureautique,
      7. Frais généraux,
      8. Total de tous les frais en D.A,
      9. Droits de participation (éventuellement).

• Une correspondance du Doyen accompagnée de l’avis des différents instances scientifiques : le comité scientifique du département concerné (CSD), le conseil scientifique de la faculté (CSF)

Nouvelles procédures d’organisation des manifestations scientifiques pour l’année 2015 

Conformément à l’envoi n°348 du 25 décembre 2014 émanant de Monsieur le Premier Ministre relatif aux mesures de renforcement des équilibres internes et externes du pays, des mesures exceptionnelles seront prises pour l’année 2015 en matière d’organisation des activités scientifiques et culturelles et de gestion rationnelle du budget 2015.

Afin de palier à toutes ces anomalies et de procéder à une organisation rigoureuse et une gestion rationnelle des activités scientifiques de notre Université permettant ainsi  un impact visible et des répercussions scientifiques dans le classement des universités algériennes tant national qu’international, une commission composée d’enseignants professeurs et de rang magistral installée par Monsieur le Recteur se chargera de valider les manifestations scientifiques après accord des conseils scientifiques des facultés et institut selon les critères suivants :

• Regroupement des colloques à thématique identique en une seule activité avec un seul comité scientifique et d’organisation.
• Une seule manifestation par domaine est autorisée au niveau de chaque faculté ou institut.
• Présentation des procceding avant la tenue de la manifestation en version numérisée et papier.
• Le comité scientifique exige  la communication dans sa totalité avant la sélection des intervenants.
• Le CV du communicant étranger est exigé au cas où la proposition de communication est retenue.
• Les organisateurs du colloque doivent trouver des financements externes (sponsor).
• Toute manifestation scientifique est rejetée si le dossier est incomplet.
• Toute activité scientifique d’envergure internationale doit faire l’objet d’une autorisation du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique au moins une année avant sa tenue.
• Toute activité scientifique d’envergure internationale doit faire l’objet d’un appel à communication une année avant sa tenue.
• Toute activité scientifique nationale ou locale doit faire l’objet d’un appel à communication six mois avant sa tenue.
• La liste des intervenants étrangers doit être communiquée une semaine avant la tenue de la manifestation.
• Tout colloque international ne respectant pas le quota requis (30% d’étrangers) sera rejeté. Les binationaux franco-algériens sont considérés Algériens et non étrangers.
• Le rectorat ne sponsorise aucune manifestation des laboratoires de recherche qui se contenteront de l’organisation de l’activité en fonction de leur budget alloué.
• L’Université de Mostaganem ne prendra pas en charge les conjoints et les enfants des communicants.
• La restauration (déjeuner / diner) et l’hébergement ne concernent pas les invités à la manifestation.
• Monsieur le Recteur est seul habilité à signer les invitations pour les intervenants étrangers, le Doyen se chargera à signer les invitations pour les communicants nationaux.
• Les droits de participation aux colloques sont obligatoires.
• L’Université n’assure pas les billets d’avion aux communicants externes et étrangers.
• Le transport est utilisé au profit des communicants selon un itinéraire tracé au préalable par le rectorat.