تعلم وزارة التعليم العالي والبحث العلمي عن طريق المديرية العامة للبحث والتطوير التكنولوجي أنه على الراغبين في عقد التظاهرات العلمية، يتوجب تكوين ملف يتضمن ما يلي:

• طلب يحمل تأشيرة مدير المؤسسة يُرسَل، على الأقل، ستة (06) أشهر قبل موعد التظاهرة العلمية،

• البطاقة التقنية المرفقة،

• برنامج التظاهرة العلمية،

• السيرة الذاتية للمشاركين الأجانب عند الإقتضاء،

• محضر اجتماع المجلس العلمي (للكلية أو المعهد/ القسم بالنسبة للمدارس) يتضمن الموافقة على التظاهرة العلمية.

• رسالة وعد بالنشر لأعمال التظاهرة العلمية في عدد خاص من مجلة علمية مفهرسة في: Web of Science أو Scopus أو ASJP، ممضاة من طرف رئيس تحرير المجلة.